Yükseköğretim Kurulu (YÖK), üniversite personelinin pasaport başvuru süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesinde yeni bir modül oluşturdu. 13 Kasım 2026 tarihinde devlet üniversitelerine gönderilen resmî yazıyla duyurulan uygulama sayesinde hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport başvuruları elektronik ortamda gerçekleştirilebilecek.
Pasaport Başvuruları PBS Üzerinden Yapılacak
YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan "Pasaport İşlemleri" modülü kullanıma açıldı. Üniversite personeli, sisteme pbs.yok.gov.tr adresinden giriş yaparak "Bireysel İşlemler → Pasaport Başvurusu" bölümünden taleplerini iletebilecek.
Yeni uygulamayla birlikte yeşil ve gri pasaport başvuruları elektronik ortamda alınacak.
Başvurular Elektronik İmzayla Onaylanacak
PBS üzerinden yapılan başvurular öncelikle ilgili üniversitenin personel birimi tarafından kontrol edilecek. Uygun bulunan talepler, yetkili amirin elektronik imzasıyla onaylanarak doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) gönderilecek.
Personelin bilgilerinde eksiklik veya yanlışlık tespit edilmesi halinde gerekli düzeltmeler üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yapılacak.
Islak İmzalı Evrak Gönderilmesine Gerek Kalmayacak
Yeni sistemle pasaport başvurularında fiziki evrak işlemlerinin azaltılması hedefleniyor. YÖK tarafından üniversitelere gönderilen yazıda, elektronik imzayla onaylanarak NVİ'ye dijital ortamda iletilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmesine gerek olmadığı belirtildi.
Böylece başvuruların hazırlanması, onaylanması ve ilgili kuruma iletilmesi aşamalarında ek belge gönderme işlemi kaldırılmış olacak.
Emekli Personel De Sistemden Yararlanabilecek
Pasaport İşlemleri modülü yalnızca görevdeki üniversite çalışanlarını kapsamıyor. Emekli personelin pasaport talep belgeleri de yeni sistem üzerinden hazırlanabilecek.
Emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılan çalışanlar adına da pasaport başvurusu oluşturulabilecek. Bu işlemler, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yetkilendirilen personel aracılığıyla yürütülecek.
Üniversiteler İçin İki Ayrı Yetki Tanımlanacak
YÖK, uygulamanın kullanılabilmesi için devlet üniversitelerinden iki farklı yetki tanımlaması yapmalarını istedi.
Buna göre:
Pasaport Onay Yetkilisi: Başvuruları inceleyerek uygun bulunan talepleri onaylayacak veya gerekli durumlarda iade edecek.
Pasaport İmza Yetkilisi: Onaylanan başvuruları elektronik imzayla imzalayarak işlemlerin tamamlanmasını sağlayacak.
Üniversitelerin bu görevleri üstlenecek personeli belirleyerek PBS üzerinden yetkilendirme işlemlerini tamamlaması istendi.
Uygulamayla ilgili teknik destek talepleri ise pbs@yok.gov.tr adresine iletilebilecek.